De vraag die elke manager zich dagelijks zou moeten stellen

Vanuit mijn interesse in het onderwerp effectieve teamsessies lees ik afgelopen zomervakantie het boek Vergader jezelf gelukkig. In een van de eerste hoofdstukken word ik getriggerd door de vraag: waarom overleggen we eigenlijk zoveel?

70% van de werktijd overleggen

Ik denk terug aan mijn werk als verandermanager voordat ik ROOTS startte. Aan de dagen dat ik zeker 70% van mijn werktijd besteedde aan overleg. Ik liet mijn agenda vullen met meetings, zonder écht stil te staan bij waar de meeting aan bij droeg. En ik zag wel eens gezichten van mensen in meetings die boekdelen spraken: ‘Waarom zit ik hier eigenlijk?’.

Waarom overlegde ik toen zoveel? Omdat er allerlei projecten liepen waarin samengewerkt werd en er afstemming gewenst was? Omdat er een vaste overlegstructuur was waarvan ik toen dacht dat die essentieel was voor het resultaat dat ik wilde behalen? Ik heb er eigenlijk geen pasklaar antwoord op.

Helder doel ontbreekt

Als eigenaar van ROOTS zit ik inmiddels veel minder in overleggen, maar zie ik regelmatig sessies en bijbehorende programma’s voorbijkomen. Wat me opvalt is dat vooraf het doel van de sessies niet echt helder is of niet helder wordt gecommuniceerd.

Ook lijkt niet altijd duidelijk wat het bijdraagt aan het geheel: waar werken we met elkaar voor? Een sessie staat, als het goed is, nooit op zichzelf. Een team werkt immers gezamenlijk aan het realiseren van een doel en soms is het nodig om daarvoor bijeen te komen. 

Kwaliteit boven kwantiteit

Misschien is het helemaal niet erg dat we veel overleggen. Is de kwaliteit van een meeting niet veel belangrijker dan de hoeveelheid meetings?

Die kwaliteit wordt in ieder geval een stuk beter als iedere manager of organisator van een vergadering, meeting of teamsessie zich vooraf de vraag stelt:

Wat willen we bereiken met deze sessie?

Wanneer is deze geslaagd?

De vraag waarom we zoveel overleggen is wellicht niet zo interessant. Misschien is het effectiever om onszelf af te vragen waarom we een meeting plannen: wat is het doel? Op deze manier is overleggen geen doel op zichzelf, maar een middel om een gezamenlijk doel te bereiken.

Maartje

Eigenaar ROOTSinspiratielocatie.nl en teamsessie-expert

Het stellen van een helder doel voor een effectieve (team)sessie is een van de tips die ik geef in mijn ebook ‘9 tips voor het organiseren van je effectieve teamsessie’ . Dit ebook  kun je hier gratis downloaden.