04 aug Zo houd jij je teamleden wél aangehaakt tijdens een teamsessie
De één kijkt je glazig aan en de ander gluurt met één oog naar een telefoon. Heb je dit wel eens meegemaakt tijdens een teammeeting en vraag je je af hoe je je mensen tijdens de teamsessie aangehaakt houdt.
In dit blog geef ik je daarvoor vijf tips.
TIP 1: Bepaal het ‘waarom’ van je teamsessie
“Begin met het einde voor ogen. Want als je weet waar je naartoe wilt, weet je wat je moet doen om daar te komen.” Steven Covey
Dat geldt ook voor jouw teamsessie: als je vooraf nadenkt over waar je naartoe wilt met je meeting en nadenkt over welk doel je wilt bereiken, dan is de kans groter dat je dat daadwerkelijk voor elkaar krijgt. Zorg er vervolgens wel voor dat de deelnemers ook weten wat de bedoeling is van de sessie. Dan kun je er met elkaar aan bijdragen.
Maak dit doel, het gewenste resultaat, zo concreet mogelijk. Wat moet er aan het einde van de sessie op die flipover of op het Mirobord staan wanneer het een online sessie betreft? Hoe ziet dit eruit?
- Een tijdslijn met stappen?
- Een top 3 van acties die jullie de komende maand gaan oppakken?
- Een ‘wie doet wat’-lijst?
Het concreet maken van het ‘waarom’ van je teamsessie kost tijd. Ontbreekt deze tijd je dan help ik je graag met de door mij ontwikkelde R.E.I.S methodiek; de Route naar een Effectieve en Impactvolle Sessie.https://www.roots.nl/effectieve-teamsessie/
TIP 2: Breng voorpret
Als wij jaren geleden voor het eerst naar de Berghut in Oostenrijk op vakantie gaan, ontvangen we zo’n twee weken voor onze komst informatie over de locatie. Een paar A4-tjes met lekkermakende foto’s, need- & nice to know informatie en een checklist. Onze zin in de vakantie werd alleen maar groter.
Waarom zou je de deelnemers van je teamsessie ook niet opwarmen? Geef ze praktische informatie [waar, hoe laat en hoe lang], doelinformatie [doel van de sessie, wie er deelnemen en wat wordt er van ze verwacht], maar warm ze ook op. Zorg voor een beetje prikkeling en voorpret. Als mensen geprikkeld worden, blijven ze alert.
Tip 3: Zorg voor een gevarieerd programma
Veel kinderen hobbelen van het ene speelgoed naar het andere. Ze houden van nieuwe prikkels. Dat geldt vaak voor volwassenen ook. Die willen niet vermoeid worden met lange monologen in een meeting. Dán gaan ze op hun telefoon gluren of knikkebollen.
Zorg voor een gevarieerde invulling van je teamsessie. Denk aan het gebruiken van werkvormen om terug te blikken, te discussiëren of om de gekozen richting verder uit te diepen. Stem wel altijd de werkvorm af op het te bereiken doel. Geen inspiratie? Dan denk ik graag met je mee!
Als teamsessiebegeleider bepaal ik, samen met jou, de route die leidt naar een geslaagde sessie. En als je dat wilt, leid ik het team tijdens de sessie aan de hand van inspirerende werkvormen vol energie naar het gewenste resultaat. Effectief én vol impact voor het team én voor de organisatie.
Variatie is dus een manier om te komen tot goede interactie en betrokkenheid. Maar let op: te veel variatie en een te vol programma creëren veel onrust en hectiek. Zorg voor de juiste balans.
TIP 4: Geef je teamleden een stem
Als teamleden zichzelf zouden mogen vergelijken met vakantiegangers, hoe zouden ze zichzelf dan het liefste zien:
- Als een toerist in een bus die ze van toeristische trekpleister naar toeristische trekpleister brengt, waarbij de host ze verzoekt om uit te stappen en om 13 uur weer terug bij de bus te zijn?
- Of als een reiziger die aan de hand van een bestaande route zijn reis uitstippelt?
Mensen hebben over het algemeen graag inspraak, dus geef je teamleden een stem in de sessie om ze aangehaakt te houden. Er zijn voldoende leuke vormen om medewerkers te betrekken en mee te laten praten. Zeker na een presentatie waarin men heeft moeten luisteren is heel slim op de medewerkers een stem te geven. Een paar voorbeelden:
- Laat deelnemers reageren op een stelling. Hiermee krijg je de diverse meningen boven tafel en geef je ze de mogelijkheid om zelf de uitkomst te beïnvloeden.
- Gebruik een poll (bijvoorbeeld via Mentimeter), waarbij je direct resultaat ziet.
- Laat de deelnemers vragen stellen of reacties geven via bijvoorbeeld Post-its. Zo krijg je op een snelle manier feedback en krijg je inzicht in wat voor vragen en reacties er spelen.
Tip 5: Boei je groep
Die ene leraar of lerares, naar wie je ongestoord kon luisteren. Die verhalen vertelde, waardoor je het vak opeens wél leuk vond of snapte. Die leraar wiens naam je nu nog moeiteloos kunt uitspreken. We kennen er allemaal wel eentje.
Wat is de kracht van deze leraren? Wat maakt dat je je ze nu nog kunt herinneren? Deze leraren zijn via het vertellen van verhalen in staat om je te boeien. Ze kunnen op zo’n manier vertellen dat de boodschap blijft hangen en jij letterlijk en figuurlijk bij de les blijft.
Stel jezelf eens de vraag: welk verhaal kun jij je teamleden kunnen vertellen om ze in een sessie nog meer kunnen boeien?
Maartje
Eigenaar ROOTSinspiratielocatie.nl en teamsessie-expert
P.S: Wil je inspiratie voor effectieve en betekenisvolle teamsessies? Je kunt zelf aan de slag met dit gratis e-book waarin ik 9 valkuilen beschrijf bij het organiseren van je teamsessie.
